Das Grundmodul

Das Grundmodul TopKontor Handwerk verfügt über alle wesentlichen Grundlagen, um die kaufmännischen Abläufe im Handwerksunternehmen abzubilden. Der Kern von TopKontor ist die Belegerfassung. Schreiben und kalkulieren Sie Angebote und Rechnungen in kürzester Zeit. Hier finden Sie eine Abbildung eines Angebotes während der Mengeneingabe. Sie erfassen die Positionen auf Ihrem in der Software hinterlegten Briefbogen. Sie formatieren Texte über die Buttons in der Menüleiste, kalkulieren Preise, ändern Stücklisten und fügen Bilder ein. Der graue Rahmen deutet die aktive Position an. Es wird alles so angezeigt, wie es später ausgedruckt wird. Angebote,  Auftragsbestätigungen, Briefe und Bilder – alles kann aber auch als PDF-Dokument per E-Mail versandt werden. Das spart Zeit, Papier und Porto! Mit einem Klick wird Ihr Angebot versandfertig vorbereitet.

In der Projektverwaltung erhalten Sie eine umfangreiche Übersicht über alle Dokumente, die zu einem Projekt erstellt wurden. Jedes Dokument ist auch später noch einsehbar und kann Basis für eine automatische Weiterverarbeitung sein (z.B. wandeln in ein neues Dokument). Sie bearbeiten aus dem Projekt heraus Angebote, Aufträge, Rechnungen, Briefe, E-Mails, Termine und Aufgaben oder Excel- und Word-Dateien. Natürlich können Sie auch externe Dokumente, Grafik-Dateien, eingescannte Vorgänge und eigene Bilder in dem Projekt verwalten.

Haben Sie immer einen Überblick, welche Artikel Sie auf dem Lager haben. Detaillierte Informationen wie Lagerbestand, Zu- und Abgänge des jeweiligen Artikels können eingesehen werden. Aus der Lagerverwaltung heraus erstellen Sie Lager-, Bestandswert- und Bestelllisten. Mit dem Inventurassistenten, der ebenfalls im Grundmodul enthalten ist, können Sie schnell und komfortabel Ihre Inventur durchführen.

Offene Posten Center

Verwalten Sie ihre offenen Posten und Verbindlichkeiten direkt im TopKontor Handwerk. Sie brauchen kein spezielles Finanzbuchhaltungsprogramm mehr.

TopKontor Handwerk bucht Überzahlungen, speichert Guthaben und verrechnet diese mit Forderungen. Sie können Rechnungseingänge bei der Erfassung auf verschiedenen Konten aufteilen. Sicherheitseinbehalte sind als separater offener Posten deutlich gekennzeichnet. Gebuchte Eingangsrechnungen können sofort projektbezogen und automatisch in die Nachkalkulation einfließen. Mit dem integrierten Mahnwesen können Sie Zahlungserinnerungen, Einzel- und Sammelmahnungen erstellen.

Alle Daten können auch an DATEV übergeben werden.

Nachkalkulation

Alles unter Kontrolle mit der Nachkalkulation. Verschaffen Sie sich im projektbezogenen Nachkalkulationskonto mit dem „Soll-Ist-Vergleich schnell einen Überblick, wie das Projekt gelaufen ist.

Die Ist-Daten erfassen Sie bequem in der Schnellerfassung oder direkt in dem Nachkalkulationskonto. Über die Lohnerfassung können Sie die Stundenbelege schnell eingeben und den entsprechenden Projekten bzw. Nachkalkulationskonten zuweisen. Sie können Artikelbuchungen direkt auf die Positionen des Nachkalkulationsbeleges buchen oder Eingangsrechnungen dem Projekt zuweisen. Erstellen Sie einfach mitarbeiter- und projektbezogene Auswertungen sowie detaillierte Soll-Ist-Vergleiche und drucken diese anschließend aus.

Wartung und Service

Mit der Wartungs- und Serviceabwicklung verwalten Sie optimal Ihre Wartungsverträge – planen, erstellen und berechnen automatisch fällige Serviceaufträge.

Benachrichtigen Sie Ihre Kunden wahlweise schriftlich, telefonisch oder per E-Mail frühzeitig über anstehende Servicearbeiten. Sie können so Ihre Monteure optimal einplanen.

Durch umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten haben Sie immer die aktuellsten Daten der Anlage greifbar. Im Messprotokoll und der Anlagenhistorie können Sie sich jederzeit den Stand jeder einzelnen Anlage bis zur letzten Wartung ansehen.

Bestellcenter

Durch das Zusammenspiel zwischen der Lagerverwaltung und dem Bestellcenter haben Sie Ihren Artikelbestand immer voll im Griff.

Ermitteln Sie einfach und unkompliziert ihr Lagerbedarf auf Grundlage der Mindestmengen. Sammeln Sie lieferantenbezogen die Bestellungen im Warenkorb und verhindern Sie so teure und unnötige Lieferkosten. Erstellen Sie auftragsbezogen Preisanfragen, überwachen Bestellungen und Teillieferungen und bei Bedarf schreiben Sie Liefermahnungen. Auch Rücklieferungen können ohne großen Aufwand erstellt werden.

Schnittstellen

Standard-Schnittstellen:

– GAEB81 GAEB83  GAEB84 GAEB 85 GAEB 86
– GAEB 2000
– GAEB XML
– DATANORM
– DATANORM
– Online
– Bürgerle ZVEH
– Elmer Eldanorm
– IGIS
– UGL/UGS
– TOMTOM Works
– Mobile Objects
– Mareon
– OCI

Schnittstellen

Fibu-Schnittstellen:

– DATEV
– TopKontor Finanzbuchhaltung,
– Sage KHK Classic Line 97 und 2000
– G&S und GDI
– SelectLine
– Lexware

Stammdatenübernahme aus:

– Handwerk 98
– HWP-WIN 2000 und HWP-WIN SQL
– Primus Classic
– Rubin
– Handicraft
– Unversalschnittstelle

Bürgerle-Zeiten:

Die Bürgerle-Zeiten ermöglichen eine Erstellung und Lieferung von Arbeits- und Montagezeiten in Abhängigkeit der Fachhändler-Artikelnummern für die jeweilige Branche. Es werden Daten erhoben, die die Arbeits- und Montagezeiten für verschiedene Branchen wie Heizung, Sanitär, Lüftung und Sprengler kalkulieren. Typische Kalkulationen von Arbeits- und Montagezeiten eignen sich zum Beispiel bei Heizkessel-, Ölversorgungs-, Wärmepumpen,- Regenwasseranlagen, Solarsystemen und Lüftungsgeräten sowie Klempner-, Schlosserarbeiten und Metallverarbeitungsfirmen.

CapaData Online:

Bei CapaData Online handelt es sich um ein kostenloses Portal des Unternehmens Caparol, wo verschiedene nützliche Leistungsverzeichnisse und Ausschreibungstexte angeboten werden. Durch diese Schnittstelle können Leistungsverzeichnisse und Ausschreibungstexte aus dem gleichnamigen Portal CapaData_pro direkt in die Dokumente von TopKontor Handwerk importiert werden. Unsere Erfahrungen zeigen, dass insbesondere Maler und andere Handwerker diese Schnittstelle nutzen möchten. Sie können demzufolge alle nützlichen Informationen mit wenig Aufwand in Ihre TopKontor Handwerk Softwarelösung integrieren. Sie sparen viel Zeit und erleichtern Sie vor allem die Büroarbeit.

DATANORM und DATANORM-Online:

Bei DATANORM handelt es sich um ein Dateiformat, dass für den Datenaustausch von Artikel- und Stammdaten. Genutzt wird dieses Austauschverfahren häufig zwischen Produktlieferanten, Fachgroßhand und Handwerksbetrieben. Vor allem im Baunebengewerbe, wie der Sanitär-, Heizungs- und Elektrobranche erfreut sich DATANORM großer Beliebtheit.

Handwerksbetriebe können DATANORM beispielsweise dafür nutzen bestimmte Daten, wie Artikel- und Preiskataloge, in die Software TopKontor Handwerk importieren und in den Stammdaten ablegen. Strukturiert werden die Daten mittels DATANORM in einfachen Textdateien. Gleiches gilt für DATANORM-Online. Auch diese Daten können problemlos in die Software TopKontor Handwerk integriert werden.

DATEV:

Die DATEV eG bietet grundsätzlich Software und IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und andere Unternehmen. Die DATEV Schnittstelle, die in der Software TopKontor Handwerk integriert ist, ermöglicht Ihnen demzufolge, dass Sie alle relevanten Informationen bequem und einfach an Ihren Steuerberater weiterleiten können. Eingangs- und Ausgangsrechnungen können mit Hilfe dieser Schnittstelle in das DATEV-Format übertragen und ihrem Steuerberater zugänglich gemacht werden. Der dafür benötigte Aufwand ist sehr gering. Ihr Steuerberater wird Ihnen dankbar sein und zusätzlich sparen Sie noch Kosten, die Sie ohne die Schnittstelle hätten bezahlen müssen. Sie sparen viel Zeit und können jederzeit mit wenigen Handgriffen alle benötigten Daten zur Verfügung stellen.

Wie gewohnt können Sie diese Funktion schon nutzen, wenn Sie über das umfangreiche Grundmodul der Software TopKontor Handwerk verfügen. Sollten Sie darüber hinaus auch noch das Zusatzmodul „Offene Posten Verwaltung“ (OP-Verwaltung) gebucht haben, können zudem alle im Rechnungsausgangbuch enthaltenen Daten für die eigene Finanzbuchhaltung verwendet werden. » Video mit vielen Infos und Beispiel-Anwendung der DATEV-Schnittstelle in TopKontor Handwerk

ELDANORM:

ELDANORM ist 1990 veröffentlicht worden und war ursprünglich als Ergänzung zu DATANORM gedacht. ELDANORM wurde nämlich als spezielles Format für den Datenaustausch in der Elektrobranche und den Elektrogroßhandel entwickelt. Zu diesem Zeitpunkt waren die Spezifikationen der Elektrobranche noch nicht in DATANORM abgebildet. Mittlerweile wurde dieser Umstand allerdings behoben. Auch DATANORM ist mittlerweile bestens für die Ansprüche der Elektroindustrie und des Elektrogroßhandels geeignet.

Mit der Software von TopKontor Handwerk spielt es keine Rolle, ob Sie in Ihrem Elektrobetrieb ELDANORM oder DATANORM verwenden. Beide Schnittstellen werden von unserer Software unterstützt und können von Ihnen genutzt werden.

ELMER:

Diese spezielle Schnittstelle wurde eigens für den Großhändler ELMER aus Bottrop konzipiert. Grundsätzlich gehört auch die ELMER-Schnittstelle zur DATANORM-Familie. Wie bereits erwähnt können auch hier die Vorteile des Datenaustauschs genutzt werden. Artikel- und Materialstammdaten können mit wenig Aufwand in TopKontor Handwerk integriert werden.

Fremddatenimport:

Wie der Name bereits sagt, können Sie über diese Schnittstelle auch Daten aus anderen Handwerkerprogrammen in TopKontor Handwerk importieren und verarbeiten. Unterstützt wird dabei die Übernahme aus Anwendungen, wie beispielsweise HWP-WIN, HWP-WIN SQL, PRIMUS, Handicraft und Rubin. Ein Import von Bewegungsdaten wird allerdings durch die Schnittstelle nicht unterstützt.

GAEB:

Der Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen (GAEB) ist speziell darauf ausgerichtet die Rationalisierung im Bauwesen durch Datenverarbeitung zu unterstützen. Aus diesem Grund wurden auch hier Schnittstellen entwickelt, die einen digitalen Informationsaustausch von Leistungsverzeichnissen für Bauleistungen aller am Bau beteiligten Parteien möglich machen. Mit Hilfe dieser Schnittstelle wird vor allem auch vermieden, dass einzelne Daten mehrfach erfasst werden, wodurch sich wiederum Zeitersparnisse ergeben.

Die Dateiformate 81, 82, 83 und 85 werden von der Schnittstelle unterstützt und können in den Leistungsstammdatensatz übernommen werden. Mit TopKontor Handwerk können Sie bequem und schnell LV-Kataloge, Angebotsabgaben und Rechnungen verwalten und den beteiligten Unternehmen austauschen.

IDS-Connect und SHK-Connect:

Beide Schnittstellen helfen Ihnen dabei eine perfekte Verbindung zu den Online Shops der Großhändler herzustellen. Der komplette Bestellprozess kann online erledigt werden und ist dank der Anbindung an TopKontor Handwerk auch später noch chronologisch nachvollziehbar. Wählen Sie ganz einfach die benötigten Artikel im Online Shop des Händlers aus und integrieren diese Daten in die TopKontor Handwerk Software. Die SHK-Connect Schnittstelle unterstützt zudem speziell Anforderungen von SHK-Betrieben.

IGIS:

Hausverwaltungen und Genossenschaften haben in der Vergangenheit häufig ihre Rechnungsdaten im IGIS-Format benötigt. Auch für diesen Anlass finden Sie die entsprechende Schnittstelle in der Software TopKontor Handwerk.

Leistungstexte und Kalkulationsdaten:

Bei der Erstellung von Angebotsunterlagen kommt den Leistungstexten und Kalkulationsdaten eine große Bedeutung zu. Vorhandene Leistungstexte und Kalkulationsdaten können demzufolge eine sehr große Erleichterung Ihrer Arbeit zur Folge haben. Das Unternehmen SirAdos bietet genau eine solche Dienstleistung. Hinzu kommt noch, dass diese Leistungstexte und Kalkulationsdaten von SirAdos über die entsprechende Schnittstelle in TopKontor Handwerk integrieren lassen. Natürlich sind alle Dokumente VOB-konform und rechtssicher erstellt worden.

Mareon:

Mareon ist zunächst einmal ein Webportal, das in erster Linie für Wohnungsunternehmen und die entsprechenden Handwerksbetriebe von Interesse ist. Von beiden Parteien wurde dann auch eine spezifische Schnittstelle entwickelt, die den Handwerksbetrieben sehr entgegen kommt. Alle Daten, die über das Webportal Mareon zu einem bestimmten Projekt oder Auftrag eingepflegt sind, können problemlos in TopKontor Handwerk übertragen werden. Anschließend können Sie alle Aufgaben in TopKontor Handwerk bearbeiten.

OCI:

Auch eine Anbindung an eine SAP Schnittstelle wird selbstverständlich von TopKontor Handwerk zur Verfügung gestellt. Beim Open Catalog Interface handelt es sich um eine von SAP entwickelte offene und standardisierte Schnittstelle für den Austausch von Katalogdatensätzen. Über die Schnittstelle können Daten zwischen SAP und anderen Katalogen verwaltet werden.

ÖNorm:

Seit der Version 5.11 unterstützt TopKontor Handwerk auch eine Schnittstelle zu den ÖNorm Formaten B2062/62063 und A2063. Ähnlich wie bei der GAEB-Schnittstelle wird ermöglicht, dass Daten in Ihre Dokumente übertragen, bearbeitet und verwaltet werden können.

Outlook:

Mit TopKontor Handwerk verfügen Sie auch über eine Schnittstelle zu einem der am häufigsten verwendeten E-Mail Programme. Alle relevanten Informationen können Sie bequem zwischen beiden Programmen austauschen.

TAPI:

Bei dem Telephony Application Programming Interface (TAPI) dreht es sich um eine Schnittstelle, die von Microsoft und Intel speziell für Telefonanwendungen entwickelt wurde. Mit Hilfe der TAPI-Schnittstelle ist es dementsprechend möglich Ihre TopKontor Handwerk Software mit Ihrem Telefon zu verbinden. Auf diesem Weg ist es Ihnen ein- und ausgehende Anrufe mit der Software TopKontor Handwerk zu synchronisieren. Unbekannte Telefonnummern können zudem mit Hilfe des Online-Verzeichnisses von „Go-Yellow“ kinderleicht zurück verfolgt werden.

UGL und UGS:

Mit Hilfe dieser beiden Schnittstellen können Daten zwischen Handwerksbetrieben und der GC–Gruppe (GC Sanitär- und Heizungs-Handels-Contor GmbH) ausgetauscht werden. Vom Abrufauftrag über den Lieferauftrag bis hin zur Anfrage Ihres Unternehmens beim Händler dem damit einhergehenden Preisangebot des Händlers an Ihr Unternehmen unterstützt TopKontor Handwerk jegliche Prozesse.

Universalschnittstelle:

Die Universalschnittstelle kann Stammdaten fremder Programme und Anwendungen auslesen. So lassen sich auch Dateien im TXT- oder CSV-Format explizit abgestimmte Schnittstelle in TopKontor Handwerk übertragen.

WSCAD:

Die Software ist vor allem für das Elektrohandwerk vorgesehen und kümmert sich um die Planung und Dokumentation klassischer Elektroinstallation. Mit der passenden Schnittstelle von TopKontor Handwerk können Sie auch diese Daten problemlos in Ihre umfassende Softwarelösung integrieren.

ZVEH:

Unternehmen aus der Elektroinstallationsbranche erhalten durch die vom Zentralverband der deutschen Elektrohandwerke (ZVEH) bereitgestellten Daten eine Kalkulationshilfe. Mit dieser Schnittstelle können über den ZVEH-Importfilter sowohl Ausschreibungstexte als auch Lieferantendaten sehr leicht in TopKontor Handwerk übernommen werden.

Aufmaß

Nehmen Sie richtig Maß mit der Aufmaßerfassung im TopKontor Handwerk.

Erfassen Sie in kurzer Zeit ein Raum-, Spalten- oder ein freies Aufmaß. Ergänzen Sie die Positionen mit den jeweiligen Leistungen und erstellen und kalkulieren Sie daraus sicher und schnell Ihr Angebot. Zusätzlich können Aufmaße per MDA mobil vor Ort erfasst werden und ohne Übertragungsfehler in das TopKontor übertragen werden.

Mit Laserdistanz-Meßgeräten erfasste Aufmaße können per Bluetooth-Schnittstelle an das mobile Aufmaß übergeben werden.

TopApp

Mit TopKontor Handwerk erhalten Sie nicht nur auf eine hervorragend angepasste Handwerkersoftware, sondern auch eine Software, die sich die Vorteile modernster Technik zu Nutze macht. Mit der neuen TopApp von TopKontor Handwerk haben Sie eine direkte Verbindung zwischen Ihrem Smartphone und Büro.

Ab sofort sind die gewohnten Funktionen der Apps TopAdressen, TopReparatur und TopAufmaß modernisiert und übersichtlich in einer kostenlosen TopApp zusammengefasst.